Beginnen met Power BI Desktop (Deel 1)

Met de mogelijkheden van de laatste versies van Excel ben je goed in staat om gegevens te analyseren en te visualiseren. Maar daarnaast heeft Microsoft hiervoor nog een andere applicatie, namelijk Power BI. Er zijn overeenkomsten en verschillen tussen Excel en Power BI. Aan Excel is al veel aandacht besteed, zie de gratis online cursus LeerExcel. In een aantal artikelen wil ik je bekend laten maken met Power BI.

Microsoft Power BI bevat drie componenten, die je ook in Excel aantreft:

  • Power Query, waarmee je verbindingen maakt met gegevensbronnen en de gegevens kunt bewerken.
  • Power Pivot, waarmee je het gegevensmodel kunt instellen (relaties aanbrengen) en berekende kolommen en metingen (measures) kunt maken.
  • Power View, waarmee je de gegevens kunt visualiseren in de vorm van grafieken en andere elementen.
Power BI componenten

Power BI componenten

Wanneer je met Microsoft Power BI wilt werken heb je twee mogelijkheden.

  • Power BI service: een cloud gebaseerde online service
  • Power BI desktop: een applicatie op de lokale computer

Met beide kun je gratis werken. In deze tutorial vind je een kennismaking met de laatste. Om de oefeningen uit te voeren moet je uiteraard Power BI geïnstalleerd hebben. Dat kan via de link https://powerbi.microsoft.com/desktop. Je hebt wel een Microsoft account nodig.

Verder heb je het hulpbestand boekenverkoop.xlsx nodig dat je via deze website hier kunt downloaden. Dit is een klein bestand met gegevens over de verkoop van boeken.

Gegevens ophalen

Start Power BI Desktop op. Je krijgt nu het volgende scherm:

Power BI opstartscherm

Power BI opstartscherm

Kies aan de linkerkant van dit opstartscherm voor Gegevens ophalen. Kies daarna in het scherm dat verschijnt voor Excel. Klik daarna op de knop Verbinding maken en blader dan naar het bestand boekenverkoop.xlsx. Klik op Openen. Het venster Navigator verschijnt dan.

Navigator venster

Navigator venster

Het navigatievenster is een plaats waar je een voorbeeld van de gegevens van alle gegevensentiteiten in de gegevensbron kunt bekijken. Het excelbestand waar je nu verbinding mee maakt heeft drie werkbladen (Auteurs, Boeken, Verkopen). En elk van deze werkbladen bevat een tabel met gegevens (tblAuteurs, tblBoeken, tblVerkopen). Wanneer je een werkblad of tabel selecteert krijg je aan de rechterkant een voorbeeld van deze gegevens te zien. Omdat elk werkblad alleen maar één tabel bevat, maakt het niet uit of je een tabel of een werkblad selecteert.

Selecteer de drie tabellen en klik dan op de knop Laden.

Power BI laad nu de gegevens in het geheugen en probeert tevens relaties te leggen tussen de tabellen. Voordat je nu verder gaat moet je eerst controleren of er relaties aangebracht zijn en zoja of deze juist zijn. Zo niet dan zul je zelf de relaties moeten aanbrengen dan wel corrigeren.

Aan de linkerkant van het scherm zitten drie knoppen waarmee je kunt schakelen tussen de weergaves.

Power BI weergaves

Power BI weergaves

Klik op de knop Model.

Relaties tussen de drie tabellen

Relaties tussen de drie tabellen

De automatisch gelegde relaties zijn bij dit voorbeeld juist:

  • Tussen tblAuteurs en tblBoeken zit een 1 op veel relatie via het veld auteur-id.
  • Tussen tblBoeken en tblVerkopen zit een 1 op veel relatie via het veld isbn.

Nu het gegevensmodel in orde is kun je verder gaan met het maken van visualisaties voor een rapport.

Klik aan de linkerkant van het scherm op de knop Rapport.

Na het laden van de gegevens zie je in de rapportweergave aan de rechterkant van het scherm in het deelvenster Velden een lijst met de tabellen. Met de pijltjes omlaag kun je een tabel openklappen waarna de velden zichtbaar worden. Je gaat nu de eerste grafiek te maken.

Visualisatie: Verkochte hoeveelheid per titel

Sleep het veld hoeveelheid uit de tabel tblVerkopen naar het grote lege canvas.

Veld hoeveelheid in canvas slepen

Veld hoeveelheid in canvas slepen

Deze actie creeert één visualisatie. De default visualisatie is een gegroepeerd kolomdiagram. In dit geval wordt er maar 1 kolom getekend welke het totaal aantal verkochte boeken weergeeft. Wanneer je de muis op de kolom plaatst zie dat het totale aantal 3592 is.

Totaal aantal verkochte boeken

Totaal aantal verkochte boeken

Aan de handgrepen om de figuur kun je zien dat deze visualisatie nog steeds geselecteerd is.

Om de verkochte aantallen per boek te zien moet je het veld titel uit de tabel tblBoeken in dezelfde visualisatie slepen.

Hoeveelheid per titel

Hoeveelheid per titel

De titel van het boek is langs de X-as geplaatst en de verkochte hoeveelheid langs de Y-as. Desgewenst kun je via de handgrepen de afmetingen wijzigen.

Opmaak wijzigen

In het deelvenster Visualisaties zitten drie tabs waarmee je diverse instellingen voor de geselecteerde visualisatie kunt wijzigen. Met de middelste die de vorm van een verfroller heeft, kun je allerlei opmaakkenmerken instellen.

Visualisatie tabs

Visualisatie tabs

Zorg dat de grafiek geselecteerd is en selecteer daarna de tab Indeling.

Allereerst ga je de kleuren van de kolommen wijzigen. Klap Gegevenskleuren uit en stel daarna de standaardkleur in op rood.

Gegevenskleur ingesteld op rood

Gegevenskleur ingesteld op rood

Om ook het aantal verkochte boeken als een getal bij de kolom te plaatsen moet je de optie Gegevenslabels inschakelen.

Gegevenslabels ingeschakeld

Gegevenslabels ingeschakeld

Tot slot wordt de titel gewijzigd.

Klap opmaak voor Titel open en breng de volgende wijzigingen aan:

  • Titeltekst: Aantal verkocht per titel
  • Tekenkleur: zwart
  • Uitlijning: gecentreerd
  • Achtergrondkleur: grijs
  • Tekengrootte: 10 pt
Opmaak titel

Opmaak titel

Opslaan

Power BI bestanden hebben standaard de extensie .pbix. Kies voor Bestand opslaan en bewaar het bestand onder de naam “powerbi-desktop-1.pbix”.

In een volgend artikel zal het maken van een paar andere visualisaties uitgelegd worden.